Le compte rendu de réunion pour une association est un élément important. Que l’objectif d’une réunion soit de prendre des décisions qui affectent une grande fédération ou de simplement attribuer des responsabilités aux membres d’une association plus modeste, le compte-rendu s’avère nécessaire. En effet, il sert à consigner les motions qui ont été adoptées et à rappeler à qui appartiennent certaines tâches. Ainsi, le contenu des échanges reste clair pour tout le monde. Pas d’oublis ou de mauvaises interprétations. Pour vous aider dans vos rédactions, vous pouvez externaliser cette tâche.
Comment organiser votre réunion pour votre association ?
• Planifiez votre agenda. Créez un aperçu des éléments de votre agenda et notez combien de temps sera attribué.
• Choisissez un modèle de compte rendu de réunion qui comprend toutes les étapes.
• Vérifiez les participants à leur arrivée. Notez également les membres absents.
• Enregistrer la réunion.
• Clarifier les décisions. Avant que la réunion ne passe à un nouvel élément de l’ordre du jour, assurez-vous qu’une décision claire a été prise et enregistrée.
Rédaction de compte rendu de réunion
• Notez les informations essentielles. N’essayez pas de saisir tous les détails, mais assurez-vous d’inclure les décisions qui ont été prises ainsi que les éléments d’action.
• Faites appel à un rédacteur pour la transcription de la réunion. Cette transcription écrite vous servira de support et de preuves en cas de problème.
• Rédiger votre compte-rendu. Quant à la forme, pensez à rester concis. De même, pour faciliter sa lecture, le compte-rendu doit être bien structuré. Utilisez des sections, des paragraphes avec une numérotation, des puces, etc.
Exemple de procès-verbal de la réunion d’une association
Nom de l’organisation
(Procès-verbal de la réunion : mois jour, année)
(Heure et lieu)
Membres du conseil d’administration :
Présent : Bhata Bhatacharia, Jon White Bear, Douglas Carver, Elizabeth Drucker, etc.
Absent : Melissa Johnson
Quorum ?
Autres présents :
Exec. Réalisateur : Sheila Swanson
Autre : Susan Johns, Comptable
Procédure :
· Réunion ouverte à 19 heures par la présidente, Elizabeth Drucker
· (Le mois dernier) le procès-verbal de la réunion a été modifié et approuvé
Beaucoup d’associations ont des réunions où il faut tenir compte des procès et des décisions prises.
Somme toute au fil du temps, ils pourraient constituer un bilan historique important. Le compte-rendu de réunion sert de référence quant au déroulement.
En conclusion, pour ne rien oublier, il est conseillé de rédiger ce compte-rendu le plus vite possible. Pour gagner du temps, vous pouvez le faire transcrire par le biais d’une agence de transcription externalisée comme INTER LIGNES CREST.
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