En tant que secrétaire de séance, il est important d’obtenir une copie de l’ordre du jour de la réunion et de l’utiliser comme guide ou plan pour prendre des notes et préparer les procès-verbaux – avec l’ordre et la numérotation des points du procès-verbal. En outre, l’ordre du jour et/ou l’avis de réunion fournit également des informations qui devront être incluses dans le procès-verbal, telles que :
Ordre du jour de la réunion = aperçu
- Les noms de tous les participants à la réunion, y compris les invités ou les conférenciers
- Les documents qui sont envoyés avec l’ordre du jour ou distribués lors de la réunion – les copies (numériques ou papier) doivent être conservées avec le compte-rendu de réunion. Ceux-ci servent de référence future et pourront être partagés avec les personnes qui n’ont pas pu assister à la réunion.
Vous êtes secrétaire de séance, comment clarifier les attentes ?
Lorsque vous assumez un nouveau rôle de secrétaire de séance, assurez-vous de demander au président du comité ou du conseil quelles sont leurs attentes par rapport à votre rôle pendant la réunion. Demandez aussi le type de détails attendus dans le procès-verbal. Par exemple, si votre conseil ou votre comité traite des motions, ou vote sur des points / questions, indiquez clairement si vous devez proposer le nom de ceux qui présentent des motions, des affectations, etc. Si vous avez affaire à ce type de procédures, vous (et votre président) voudrez peut-être vous référer aux règles de procédure.
Prise de notes – qu’est-ce qui doit être inclus ?
Avant de commencer à prendre des notes, il est important de comprendre le type d’informations que vous devez enregistrer lors de la réunion. Votre organisation peut avoir besoin de contenu et d’un format spécifique que vous devrez suivre, mais généralement, les minutes de réunion incluent généralement les éléments suivants :
- Date et heure de la réunion
- Noms des participants à la réunion et ceux qui ne peuvent y assister
- Acceptation ou corrections / amendements aux procès-verbaux des réunions précédentes
- Décisions prises à propos de chaque point de l’ordre du jour, par exemple :
- Mesures prises ou que les participants ont accepté de prendre ultérieurement
- Prochaines étapes
- Résultats de vote (si nécessaire, détails sur qui a fait des propositions, qui a appuyé et approuvé ou à main levée, etc.)
- Motions prises ou rejetées
- Articles à conserver
- Nouvelles actions
- Date et heure de la prochaine réunion
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