Rédiger un compte rendu de réunion

Rédiger un compte-rendu de réunion permet de restituer des discussions de façon neutre. Les réunions impliquent souvent des questions, des délibérations longues et des décisions. Malheureusement, après la fin de la réunion, les échanges verbaux et les résolutions prises peuvent être oubliés par ceux qui y ont assisté ou mal interprétés par d’autres personnes. Pour éviter les malentendus futurs, un compte-rendu est une excellente méthode pour enregistrer les questions, les sujets de discussion et les conclusions.

Connaître les objectifs de réunion de votre entreprise

En fait, vous devez préparer un modèle avant de rédiger un compte-rendu de réunion. Un modèle contenant un format cohérent pour faciliter la consultation. Incluez l’espace minimum pour les informations suivantes :

• Nom de l’organisation.
• Type de rencontre. Est-ce une réunion hebdomadaire, annuelle régulière ou une réunion convoquée à des fins spéciales ?
• Date, heure et lieu. Laissez de l’espace pour les heures de début et de fin (convoquer et ajourner).
• Nom du président.
• Liste des “participants” et “excuses des absents”. Il s’agit d’un terme chic pour parler de la feuille de présence. Notez si un quorum est nécessaire (le nombre de personnes prescrit pour effectuer des votes).
• Espace pour votre signature. En tant que preneur de minutes, vous signerez toujours votre travail. Une signature supplémentaire peut être requise lorsque le procès-verbal est approuvé, conformément aux politiques de votre organisation.
• Un ordre du jour, s’il est fourni. Si le président ou l’animateur de la réunion ne vous a pas demandé de rédiger l’ordre du jour, ils vous en fourniront un sur demande. Le fait d’y faire référence vous aidera à organiser vos notes de réunion.

Transcrire le procès-verbal

Aussi, commencez ce processus dès que possible. Il est préférable de transcrire les minutes officielles immédiatement après la réunion, lorsque les événements sont encore frais dans votre esprit.

Quoi qu’il en soit, chaque nouvelle motion, décision ou rappel sont rédigés dans un paragraphe différent. Attention à l’orthographe et à la concordance des temps !

Utilisez un langage simple et précis.

Numérotez les pages pour faciliter la consultation.

Envoyez une copie à chaque membre.

Faire appel à un prestataire

En cas de besoin, vous pouvez faire appel dès à présent à une agence spécialisée dans les comptes-rendus de réunions comme la nôtre. Nous savons écrire un compte-rendu de réunion avec clarté et style. Nous choisissons le vocabulaire le plus efficace. La grammaire et la ponctuation sont appropriées.